4月に今の職場で席替えがあって、すぐ近くに総務の方々がいるんですね。本当に毎日忙しそうで、実際に目にして初めて縁の下の力持ちに支えられているのだなぁと実感させられました。（うちの職場の）総務の人や仕事の特徴は…
・ともかく電話が多い
電話の回数が僕のいるセクションとは比べ物になりません。わけのわからない「～への投資はいかがですか？」のような電話もかかってきているようで、電話応対に割かれる時間がかなり多いようです。そのせいでほかの仕事が滞ることもありそうです。ある意味、会社の総合窓口的な対応を求められるので、間違った対応をすると会社に対するイメージの失墜を招く恐れがありますね。電話に出るのが苦手な方には向かないかもしれないですね。
・なんでも屋的な仕事内容、個人情報が山ほど
「落とし物がありました～」といったことに対する対応から、社内行事や株主総会の準備まで仕事幅が広い。うちの職場では人事や経理は別の部署がやっていますが、会社によってはそういった仕事もしているところもあるかと思います。給与についてや家族構成などについての情報も集まってくるため、個人情報が溢れている部署でもあります。ですので、パソコンの画面を開きっぱなしにして不用意に離席しないようにしてほしいと思います。
また、口が軽い方も避けてほしいですね。最近LGBTの人にも男女の夫婦と同じような福利厚生を認める会社が出てきました。ただ、その制度を利用するということは必然的に自分の上司や総務の人にはカムアウトするということだと思います。そういった情報を持ちうる人が、うわさ話大好きの口から生まれてきたような人では意図せぬアウティングにあうのは目に見えてますよね。まぁ、うちの職場にはまだそんな制度はないし、あったとしても僕にはその予定はないですけどね～。。。
個人的イメージでは総務のトップの方ってかなりの権力というか発言力というかを持っているような印象があります。社長をはじめとしたトップの方々と接することも多いからでしょうか。
確かにその会社のメインの仕事ではないでしょうが、なくてはその会社自体が成り立たない部署なんですよね。これは経理なんかにも言えますね。ただ、個人的には、経理の方でやたらとこだわりが強い方はちょっと苦手です。
・みんな必ずお世話になっているのに忘れがち
入社時に最初にお世話になるのが総務の方々だと思います。そして、退職するときにお世話になるのも総務の方々です。でも、働いているさなかでは、総務の方の存在ってあんまり頭にはないと思います。給与が支払われるのが当たり前と思って過ごしてしまいますが、総務の方がだらしのない方ばかりだったら支払われるものも支払われなくなるでしょう。
いわれのない文句を言われている姿を目にしたことがあります。明らかに上から目線でものをいわれているのを目にすると、敵は社内にいるのか、と思ってしまいます。総務の方と仲良くしておくと、ちょっとしたことを聞きたいときとか親切に教えてもらえるのに…って思うんですけどね。
・人当たりがよくないとダメじゃない？ほかの部署への架け橋になってほしい
社内外から問い合わせが多い部署ですが、人当たりのいい人にいてほしいと思います。いつも機嫌が悪いというか怒っているような対応をする人がいるのですが、わずか1分にも満たないやり取りで不快な思いにさせられます。
また、わからないことや自分の仕事ではないことを聞かれたときに、「知りません」「私の仕事ではありません」のように返すのはどうかなと思ってしまいます。その人の仕事でなかったとして、適切なところへの橋渡しをするのも仕事の一つなのではないかなぁと。特に総務という部署ならなおさら。
何で急にこんな記事を書いたのかというと、今事務職で働いていますが、転職するときにもともと総務系の仕事がいいなぁと思っていたんですよね。そういう縁の下の力持ち的な仕事が昔から好きだったので。
実際に採用されたのが事務職の中でもそういった総務系の仕事ではない部署だったのですが、それはそれでよかったのかなぁと今は思えます。なぜかというと、総務系の仕事って、その会社全体やその会社内のとある一つの部署がどんなことをしているのか、ということを知っておいた方が絶対にやりやすいと思うからです。総務の仕事経験者ならともかく、そうでない新入社員や途中入社の人がいきなり総務の仕事に就くのって大変だろうなぁと思います。
4月から実際に総務という部署で働く方々を近くで見て、またちょっと興味がわいてきました。人手不足っぽいから、異動したい部署に挙げてみてもいいかなと思ったりしています。
